Procedura przeciwdziałania wystąpieniu nadużyć finansowych

I. Cel procedury.

Celem niniejszej procedury jest określenie zasad zapobiegania wystąpieniu oraz odpowiedniego postępowania w przypadku podejrzenia wystąpienia nadużyć finansowych. Procedura określa zasady uczestnictwa pracowników szpitala w seminariach, konferencjach, szkoleniach organizowanych przez podmioty prywatne, firmy farmaceutyczne i inne oraz sposób postępowania z prezentami.

II. Zakres stosowania.

Procedura obowiązuje wszystkich pracowników oddziałów/komórek organizacyjnych.

III. Podstawa prawna.

1. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 roku Kodeks karny,
2. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 roku Kodeks postępowania karnego.
3. Ustawa z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym

IV. Definicje.

Pod pojęciem nadużycia finansowego należy rozumieć postępowanie, jakiekolwiek umyślne działanie lub zaniechanie, dotyczące:

• wykorzystania lub przedstawienia fałszywych, nieścisłych lub niekompletnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie lub bezprawne zatrzymanie środków finansowych,
• nieujawnienia informacji z naruszeniem szczególnego obowiązku, w tym samym celu,
• niewłaściwego wykorzystania takich środków do celów innych niż te, na które zostały pierwotnie przyznane.

V. Najczęściej spotykane nadużycia finansowe:

1. Zmowa przetargowa – porozumienie, którego celem lub skutkiem jest wyeliminowanie, ograniczenie lub naruszenie w inny sposób konkurencji na rynku właściwym, polegające w szczególności na uzgadnianiu przez przedsiębiorców przystępujących do przetargu lub przez tych przedsiębiorców i przedsiębiorcę będącego organizatorem przetargu warunków składanych ofert, w szczególności co do zakresu prac lub ceny. Sprzeczne z prawem są w szczególności porozumienia polegające na:

• Rezygnacji z przetargu – rezygnacja uczestnika lub uczestników w celu umożliwienia wygrania go przez z góry wybrany podmiot,
• Rotacja ofert – dzielenie się wygranymi w przetargach przez oferentów; każdy z uczestników na przemian składa najkorzystniejszą ofertę,
• Składaniu ofert komplementarnych – uczestnicy składają oferty tak przygotowane, że wygrać może tylko jedna z nich; pozostałe zawierają celowe błędy formalne lub są mniej korzystne,
• Podział zysku – po rezygnacji z przetargu uczestnik otrzymuje wypłatę swojej części zysku jako wypłatę w gotówce lub poprzez zatrudnienie w charakterze podwykonawcy;
• Podziale rynku – uzgodnienie pomiędzy oferentami podziału terenów udziału w przetargach lub ich rodzajów.

2. Konflikt interesów – konflikt pomiędzy obowiązkami pracowniczymi a interesami prywatnymi pracownika instytucji, polegający na tym, że interesy pracownika instytucji jako osoby prywatnej mogłyby niewłaściwie wpłynąć na wykonywanie przez niego obowiązków i zadań publicznych. Obowiązki pracownicze należy rozumieć w szczególności jako zadania wynikające z zakresu obowiązków, regulacji zewnętrznych i wewnętrznych, w tym kodeksu etyki.
3. Korupcja – obiecywanie, proponowanie, wręczanie przez jakąkolwiek osobę, bezpośrednio lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści osobie pełniącej funkcję publiczną dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji, a także na żądaniu lub przyjmowaniu przez osobę pełniącą funkcję publiczną bezpośrednio lub pośrednio jakichkolwiek nienależnych korzyści, dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, lub przyjmowaniu propozycji lub obietnic takich korzyści, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji;

• Przekupstwo – umyślne udzielenie korzyści majątkowej, osobistej albo jej obietnicy osobie pełniącej funkcję publiczną w związku z pełnieniem tej funkcji;
• Sprzedajność urzędnicza – przyjęcie korzyści majątkowej lub osobistej lub jej obietnicy, uzależnienie wykonania czynności od korzyści majątkowej;
• Płatna protekcja – podjęcie się pośrednictwa w załatwieniu sprawy w zamian za korzyść majątkową lub osobistą lub jej obietnicę.

4. Fałszerstwo dokumentów – przerobienie dokumentu (dokonania zmian w treści prawdziwego dokumentu bez upoważnienia) lub podrobienie (stworzenie dokumentu i nadanie mu takich cech, które sprawiają, że wydaje się autentyczny w celu użycia za autentyczny).

VI. Opis postępowania.

1. Wszystkie osoby zaangażowane w realizacje projektów zobowiązane są do przestrzegania norm prawnych, etycznych i moralnych na jak najwyższym poziomie, zasad solidności, obiektywizmu oraz uczciwości.
2. Na proces przeciwdziała problemowi nadużyć finansowych i/lub korupcji składają się trzy podstawowe elementy tj.: zapobieganie, wykrywanie oraz sposób postępowania w przypadku podejrzenia nadużycia.
   • Zapobieganie, tj. przeciwdziałanie wystąpieniu nadużyć finansowych oraz incydentów o charakterze korupcyjnym, realizowane poprzez:

• informowanie o możliwości prowadzenia kontroli mających na celu zapobieganie i wykrywanie nadużyć oraz konsekwentne informowanie właściwych organów o przypadkach nadużyć;
• funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej rozumianej jako ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy oraz procedury zarzadzania ryzykiem służącej identyfikacji, ocenie, hierarchizacji ryzyk, stosowaniu działań zaradczych oraz informowaniu o ryzyku w sposób, który umożliwi jednostce osiągnięcie zamierzonych celów w jak najwyższym stopniu;
• podział kompetencji i odpowiedzialności określający zakres zadań i obowiązków pracowników, który ma na celu wyeliminowanie dowolności w określaniu sposobu pracy i procedowania.
  • Wykrywanie, tj. rozpatrywanie wszelkich sygnałów dotyczących podejrzenia wystąpienia nadużyć finansowych i/lub korupcji oraz podejmowanie stosownych działań.
  • Postępowanie w przypadku podejrzenia nadużycia finansowego:
• Źródła, z których mogą pochodzić informacje o podejrzeniu nadużycia finansowego można podzielić na trzy rodzaje:

1. informacje od pracowników,
2. informacje o prowadzonych śledztwach i postępowaniach, do których należą w szczególności informacje przekazane przez prokuraturę lub służby specjalne (np. ABW, CBA), informacje przekazane przez UOKiK,
3. pozostałe źródła zewnętrzne, do których należy zaliczyć w szczególności: artykuły prasowe, informacje od osób trzecich (otrzymane m.in. dzięki wykorzystaniu mechanizmów umożliwiających bezpośrednie sygnalizowanie o wystąpieniu nieprawidłowości i nadużyć finansowych).

• Postępowanie z podejrzeniami nadużyć finansowych, przekazanymi przez pracowników:

1. ze względu na fakt, że nadużycia finansowe mogą wystąpić na każdym etapie, wszyscy pracownicy powinni być wyczuleni na wszelkie symptomy wystąpienia ewentualnych nadużyć finansowych podczas wykonywania codziennych obowiązków służbowych;
2. każdy pracownik, w przypadku powzięcia istotnych informacji świadczących o możliwości wystąpienia podejrzenia nadużycia finansowego mogącego skutkować wystąpieniem czynu zabronionego, zobowiązany jest w miarę możliwości do powiadomienia odpowiednich organów. Należy zabezpieczyć również miejsca zdarzenia – tak, aby nie dopuścić do zatarcia, zniekształcenia śladów i innych dowodów popełnienia czynu zabronionego.
3. Zgłaszanie nieprawidłowości i nadużyć finansowych odbywa się na podstawie właściwego zarządzenia Dyrektora w sprawie wprowadzenia procedury „Zasady oraz tryb postępowania w przypadku wystąpienia incydentu o charakterze korupcyjnym w Szpitalu Specjalistycznym w Chorzowie” lub procedury „Zgłoszeń wewnętrznych, określającej procedury zgłaszania przypadków naruszanie prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Szpitalu Specjalistycznym w Chorzowie”.

VII. Zasady uczestnictwa pracowników Szpitala w seminariach, konferencjach, szkoleniach organizowanych przez podmioty prywatne, firmy farmaceutyczne i inne.

1. Pracownicy Szpitala nie mogą uczestniczyć w konferencjach, seminariach lub szkoleniach organizowanych/sponsorowanych przez podmioty prywatne działające w branży medyczne (zwane dalej „podmiotami prywatnymi”), podczas których przejawy gościnności wykraczają poza główny cel tego zdarzenia.
2. Pracownicy Szpitala mogą uczestniczyć w ramach urlopu szkoleniowego lub bezpłatnego w konferencjach, seminariach i szkoleniach organizowanych/sponsorowanych przez podmioty prywatne, jeżeli cele tych spotkań są zbieżne z celami działalności statutowej Szpitala.
3. Pracownicy Szpitala mogą uczestniczyć w szkoleniach organizowanych przez podmioty prywatne, jeżeli nie ma możliwości odbycia szkolenia w tym samym zakresie i na takim samym poziomie w ramach wewnętrznych szkoleń w Szpitalu.

VIII. Zasady postępowania z prezentami.

1. Pracownikom zabrania się żądania od jakiejkolwiek osoby, bezpośrednio lub pośrednio, jakiejkolwiek nienależnej korzyści majątkowej, osobistej lub innej, dla niego samego lub jakiejkolwiek innej osoby/podmiotu lub przyjmowania propozycji albo obietnicy takich korzyści w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonaniu jakiegokolwiek obowiązku, w tym udzielenia świadczenia medycznego lub realizacji innych zadań Szpitala.
2. Pracownikom Szpitala nie wolno przyjmować prezentów od pacjentów, ich rodziny lub bliskich.
3. Przez prezent rozumiane są wszelkiego rodzaju korzyści, które mają swoje odzwierciedlenie w pieniądzu lub rzeczach materialnych, ale również obietnice otrzymania korzyści niematerialnych (pracy, kontraktu, dokumentu, itp.)
4. Nie uważa się za incydent o charakterze korupcyjnym ofiarowanie pracownikowi drobnego upominku o znikomej wartości (np. kwiatów, słodyczy) towarzyszącego podziękowaniu pacjenta po zakończeniu procesu leczenia, o ile z okoliczności towarzyszących wręczeniu danego upominku nie wynika, iż uzależniano od niego wykonanie jakiegokolwiek świadczenia przez pracownika Szpitala.